Elektroniska underskrifter
Underskrifter som är elektroniska och som är skrivna för hand på papper har som regel samma rättsliga status. Men det kan finnas bestämmelser om särskilda krav på underskrifter för olika handlingar. Om det står i lagen att en handling kan skrivas under elektroniskt finns det ofta bestämmelser om vilken nivå underskriften ska ha.
Allt fler företag och föreningar väljer idag att upprätta olika typer av handlingar elektroniskt, exempelvis protokoll och årsredovisningar. Då kan det finnas krav att handlingarna ska skrivas under med en avancerad eller kvalificerad elektronisk underskrift.
Vissa handlingar måste du alltid skicka in i original
Handlingar som du ska skicka in i original till oss, exempelvis anmälningar och fastställelseintyg, ska alltid skrivas under i original. Underskriften kan då göras antingen för hand på papper och då måste du skicka in handlingen in med post eller elektroniskt via våra e-tjänster.
Du kan skicka in papperskopior av elektroniskt upprättade handlingar
Du kan skicka in papperskopior av elektroniskt upprättade handlingar med post till oss, till exempel årsredovisningar eller stämmoprotokoll. Vi behöver då kunna kontrollera att handlingen har skrivits under av de som ska göra det. Ibland behöver vi också veta när en handling, till exempel en årsredovisning, skrevs under.
Det behöver alltså framgå att handlingen har skrivits under elektroniskt och vem som har gjort det. I vissa fall måste det också framgå när underskriften gjordes. Om uppgifterna inte syns i handlingen kan du tillsammans med handlingen skicka in en logg, verifikatsida eller något annat bevis på att handlingen skrivits under elektroniskt.
En kopia måste ofta vara bestyrkt
Tänk på att om du ska skicka in en kopia till oss måste den ofta vara bestyrkt. Då ska underskriften för själva bestyrkandet vara i original och ha gjorts för hand på papperskopian.
Vanliga frågor om elektroniska underskrifter
Vilka handlingar får skrivas under med en elektronisk underskrift?
Många handlingar kan skrivas under elektroniskt, men det kan finnas krav i bestämmelser på att handlingar ska skrivas under för hand på papper. Handlingar som ska upprättas enligt exempelvis aktiebolagslagen, årsredovisningslagen och lagen om ekonomiska föreningar får skrivas under elektroniskt med en avancerad eller kvalificerad elektronisk underskrift.
Tjänsten jag använder skapar inget verifikat av underskrifterna. Hur kan jag då visa att handlingen skrivits under elektroniskt och vem som har skrivit under?
Då måste vi få någon annan uppgift som visar att handlingen skrivits under med en elektronisk underskrift och vem som har skrivit under. Du kan till exempel intyga på handlingen att originalhandlingen skrivits under elektroniskt eller göra en avskrift av handlingen och skicka in.
Kan jag skicka in en elektroniskt underskriven anmälan med e-post?
Det är bara om en elektroniskt underskriven anmälan inte kan skickas in via våra e-tjänster som vi kan godta att du skickar in den med e-post. Det krävs då att anmälan
- har skrivits under med en kvalificerad elektronisk underskrift
- är i ett sådant format att den är läsbar utan särskilda hjälpmedel
- kan bevaras på ett sådant sätt att innehållet inte förvanskas
- inte innehåller virus eller motsvarande hot mot informationssäkerheten.
Läs mer om vilka e-tjänster vi erbjuder.
Vad är en elektronisk underskrift?
En elektronisk underskrift är uppgifter i elektronisk form som används för att kontrollera att innehållet kommer från den som har skrivit under handlingen. I sin enklaste form kan en elektronisk underskrift till exempel bestå av en inskannad namnteckning som klistras in i ett dokument. En sådan ”enkel” elektronisk underskrift är dock lätt att förfalska och kan inte knytas till den som har skrivit under handlingen.
Avancerad elektronisk underskrift
En avancerad elektronisk underskrift måste uppfylla vissa krav. Den ska vara unikt knuten till den som har skrivit under handlingen och personen ska kunna identifieras genom underskriften. Den avancerade elektroniska underskriften ska vara skapad på ett sådant sätt att den som har skrivit under har kontroll över underskriften. Ändringar i den avancerade elektroniska underskriften ska kunna upptäckas.
Definitionen av en avancerad elektronisk underskrift står i artikel 3 och 26 i eIDAS-förordningen.
Kvalificerad elektronisk underskrift
En kvalificerad elektronisk underskrift är en avancerad elektronisk underskrift som skapas med hjälp av en kvalificerad underskriftstjänst och är baserad på ett kvalificerat certifikat för elektroniska underskrifter.
Definitionen av en kvalificerad elektronisk underskrift står i artikel 3 och 28 i eIDAS-förordningen.
Post- och telestyrelsen (PTS) har ansvaret för tillsynen i Sverige över kvalificerade underskriftstjänster och andra kvalificerade betrodda tjänster enligt eIDAS-förordningen. Godkända kvalificerade betrodda tjänster finns på EU:s så kallade Trusted list
Länk till annan webbplats..
Vilken typ av elektronisk underskrift ska jag använda?
För att ta reda på vilken typ av underskrift du ska använda, behöver du undersöka dina behov och vad som gäller i olika bestämmelser och författningar.
Du som vill använda dig av en tjänst som erbjuder elektroniska underskrifter måste själv bilda dig en uppfattning om tjänsten. Det enklaste sättet att veta om ett företag levererar en tjänst som passar dig är att fråga företaget. Vi har ingen lista över aktörer på marknaden och kan inte ge råd om vilket företag du ska välja.
Vill du veta mer?
På Post-och telestyrelsens webbplats kan du läsa mer om kvalificerade betrodda tjänster Länk till annan webbplats.. Myndigheten för digital förvaltning har mer information om e-legitimation Länk till annan webbplats..