Elektroniska underskrifter
Allt fler företag väljer idag att upprätta olika typer av dokument elektroniskt, exempelvis protokoll och årsredovisningar. I de fall det finns krav på underskrift av handlingar går det i många fall även att skriva under en handling med en så kallad avancerad elektroniskt underskrift. Här kan du läsa mer om hur det fungerar och svaren på de vanligaste frågorna.
Kopior på elektroniskt upprättade handlingar
Det är möjligt att skicka in kopior till Bolagsverket på elektroniskt upprättade handlingar, till exempel årsredovisningar eller stämmoprotokoll. De ska då skickas in tillsammans med en uppgift om att underskrift skett på elektronisk väg (en så kallad verifikatsida eller något annat bevis). För vissa typer av handlingar måste kopian även vara vidimerad för hand eller i någon av våra e-tjänster.
Vissa handlingar måste alltid skickas in i original
Det är viktigt att komma ihåg att handlingar som ska komma in i original till Bolagsverket, exempelvis fastställelseintyg och anmälningar, alltid ska vara undertecknade i original. Underskriften kan då ske antingen för hand eller elektroniskt via våra e-tjänster.
Här får du svar på de vanligaste frågorna som företag ställer till oss på Bolagsverket.
Vilka handlingar får skrivas under med en elektronisk underskrift?
För att en handling ska få skrivas under elektroniskt måste det framgå av den lag som är aktuell. Exempelvis får handlingar enligt aktiebolagslagen, årsredovisningslagen och lagen om ekonomiska föreningar skrivas under elektroniskt med en avancerad elektronisk underskrift.
Vilka handlingar får inte skrivas under med en elektronisk underskrift?
För exempelvis filialer, handelsbolag, kommanditbolag eller enkla bolag saknas bestämmelser om avancerade elektroniska underskrifter i lagstiftningen, därför får handlingar enligt dessa bestämmelser inte skrivas under elektroniskt. Däremot får årsredovisningar skrivas under elektroniskt eftersom det framgår av årsredovisningslagen.
Måste det separata verifikatet som skapas av underskriftstjänsten skickas med när den elektroniska handlingen skrivs ut och skickas in per post?
Ja, om underskriftstjänsten skapar verifikatsidan eller en så kallad loggsida måste den skickas med för att vi ska kunna koppla ihop själva underskrifterna med den aktuella handlingen som skrivits under. För att vi ska kunna bedöma om verifikatsidan tillhör rätt handling bör det tydligt framgå på verifikatsidan vilket dokument som skrivits under elektroniskt.
Om underskriftstjänsten inte skapar en verifikatsida så måste det skickas in någon annan uppgift som kan visa på att aktuell handling skrivits under med en elektronisk underskrift och när det skedde. Du kan till exempel intyga på handlingen att originalhandlingen skrivits under på elektronisk väg och när underskriften gjordes eller göra en avskrift av handlingen och skicka in.
Hur ska handlingen dateras om de elektroniska underskrifterna görs vid olika datum?
Om det är själva underskriftsdatumet som ska anges enligt lag är det inte nödvändigt att ange något datum i själva handlingen. Det beror på att datumet kommer att framgå av tidpunkten då den elektroniska underskriften gjordes.
Kan elektroniskt underskrivna originalhandlingar skickas in med e-post?
Ja, men bara i registreringsärenden som inte går att anmäla i våra e-tjänster. Handlingarna måste också vara underskrivna med en kvalificerad elektronisk underskrift. Det är inte tillåtet att skicka in årsredovisningar på detta sätt.
Är det okej att de elektroniska underskrifterna hamnar på en ny sida?
Ja, det är okej om det går att koppla underskrifterna till aktuell handling. Verifikatsidan eller annat bevis att underskrift skett på elektroniskt väg måste skickas med för att vi ska kunna koppla ihop själva underskrifterna med den aktuella handlingen som skrivits under.
Vad är en elektronisk underskrift?
En elektronisk underskrift är uppgifter i elektronisk form som används för att kontrollera att innehållet kommer från den som har skrivit under handlingen. I sin enklaste form kan en elektronisk underskrift bestå av en inskannad namnteckning som klistras in i till exempel ett Word-dokument. En sådan ”enkel” elektronisk underskrift är dock lätt att förfalska och kan inte knytas till den som har skrivit under handlingen.
Vad är en elektronisk underskrift?
En elektronisk underskrift är uppgifter i elektronisk form som används för att kontrollera att innehållet kommer från den som har skrivit under handlingen. I sin enklaste form kan en elektronisk underskrift bestå av en inskannad namnteckning som klistras in i till exempel ett Word-dokument. En sådan ”enkel” elektronisk underskrift är dock lätt att förfalska och kan inte knytas till den som har skrivit under handlingen.
Avancerad elektronisk underskrift
En avancerad elektronisk underskrift måste uppfylla vissa krav. Den ska vara knuten till den som har skrivit under handlingen och personen ska kunna identifieras genom underskriften. Den avancerade elektroniska underskriften ska vara skapad på ett sådant sätt att den som har skrivit under har kontroll över underskriften. Ändringar i den avancerade elektroniska underskriften ska kunna upptäckas.
Definitionen av en avancerad elektronisk underskrift står i artikel 26 i eIDAS-förordningen
Länk till annan webbplats..
Kvalificerad elektronisk underskrift
En kvalificerad elektronisk underskrift är en avancerad elektronisk underskrift som skapas med hjälp av en kvalificerad anordning för underskrifter och är baserad på ett kvalificerat certifikat för elektroniska underskrifter. För tjänster som skapar kvalificerade elektroniska underskrifter gäller extra höga säkerhetskrav, bland annat ställs höga krav på identifiering.
Definitionen av en kvalificerad elektronisk underskrift står i artikel 3 och artikel 28 i eIDAS-förordningen Länk till annan webbplats..
Certifikatet är avgörande för tilliten
Kravet för en avancerad underskrift är att underskriften är unikt knuten till den som har skrivit under handlingen och att personen ska kunna identifieras genom underskriften. För att kunna skapa en avancerad elektronisk underskrift behöver man något som identifiera den som skrivit under en handling, ett så kallat certifikat. Det är som en id-handling, något som identifierar avsändaren som har certifikatet. Ju högre kontroll som görs av identiteten i samband med att certifikatet ställs ut desto högre blir tilliten till att underskriften skapats av en viss person.
Post- och telestyrelsen (PTS) har ansvaret för tillsynen i Sverige över kvalificerade underskriftstjänster och andra kvalificerade betrodda tjänster enligt eIDAS-förordningen. Godkända kvalificerade betrodda tjänster finns på EU:s så kallade Trusted list Länk till annan webbplats..
Även e-legitimationer kan användas för att skapa elektroniska underskrifter och i Sverige godkänns de av Myndigheten för digital förvaltning (DIGG). För att bli godkänd ställs bland annat höga krav på identifiering av personen som certifikatet eller e-legitimationen ställs ut till.
Vilken typ av elektronisk underskrift ska användas?
Godtar Bolagsverket elektroniskt underskrivna handlingar i registreringsärenden?
Ja, en anmälan eller annan handling som ska vara i original i ett registreringsärende som inte går att anmäla i våra e-tjänster får lämnas in elektroniskt om den är underskriven med en kvalificerad elektronisk underskrift.
En sådan elektroniskt underskriven handling jämställs med en pappershandling med originalunderskrift om
- den är i ett sådant format att den är läsbar utan särskilda hjälpmedel
- den kan bevaras på ett sådant sätt att innehållet inte förvanskas
- den inte innehåller virus eller motsvarande hot mot informationssäkerheten
- den är undertecknad med en kvalificerad elektronisk underskrift som upprättats av en betrodd utfärdare som finns med på
- underskriften kan kontrolleras
- det går att kontrollera vem som skrivit under handlingen.
Vill du veta mer?
På Post-och telestyrelsens webbplats kan du läsa mer om kvalificerade betrodda tjänster Länk till annan webbplats.. Myndigheten för digital förvaltning har mer information om e-legitimation Länk till annan webbplats..