Original, bestyrkt kopia, avskrift och utdrag

Vissa pappershandlingar måste vi få in i original, medan andra kan vara kopior. Här beskriver vi Bolagsverkets regler om olika handlingar och hur du gör för att bestyrka kopior, avskrifter och utdrag. Andra myndigheter kan ha andra regler.

Original

Många handlingar måste vi få in i original. När ett pappersoriginal ska skrivas under ska det göras för hand med penna.

Exempel på handlingar som ska vara i original:

  • anmälningar
  • ansökningar
  • bankintyg
  • fastställelseintyg.

Gör så här med original

  1. Skriv ut handlingen på papper om du har sparat den på din dator
  2. Skriv under den.
  3. Skicka den till oss med post.

Bestyrkt kopia

När du kopierar ett original skapar du en kopia. En kopia är en identisk bild av originalet. Den som bekräftar att kopian stämmer med originalet, alltså bestyrker handlingen, ska skriva under bestyrkandet i original för hand med penna.

Exempel på kopior av handlingar som ska bestyrkas:

  1. stämmoprotokoll
  2. stiftelseurkund
  3. årsredovisning
  4. revisionsberättelse

För kopierade id-handlingar gäller andra regler. Läs mer om att bestyrka id-handlingar.

Bestyrk en kopia så här

  1. Kontrollera att originalet och kopian är likadana. Enklast är att du själv kopierar originalet eller är med när personen gör det för att kontrollera att inget förändrats. Ett annat sätt är att jämföra kopian med originalet efter kopieringen.
  2. På kopian ska du skriva att du intygar att kopian stämmer överens med originalet och skriva under för hand med din namnteckning, till exempel: ”Jag intygar att denna kopia stämmer med originalet:”.
  3. Skicka den bestyrkta kopian till oss med post.

Bestyrkt avskrift

När du skriver av ett original, antingen för hand eller på datorn, skapar du en avskrift. En avskrift ska visa hela eller delar av innehållet i originalet. Avskriften kan se annorlunda ut än originalet och behöver inte visa innehållet ordagrant men den ska stämma i sak. Om det finns underskrifter på originalet är det viktigt att avskriften visar vem som har skrivit under originalet.

Den som bekräftar att avskriften stämmer med originalet, alltså bestyrker handlingen, ska skriva under bestyrkandet i original för hand med penna. Exempel på handlingar som kan vara avskrifter:

  • årsredovisning och revisionsberättelse (men kom ihåg att fastställelseintyget ska vara i original)
  • stiftelseurkund
  • stämmoprotokoll.

Bestyrk en avskrift så här

  1. Kontrollera att originalet och avskriften är likadana. Enklast är att du själv gör avskriften eller är med när den görs för att kontrollera att inget förändrats i sak. Ett annat sätt är att jämföra avskriften med originalet efter avskrivningen.
  2. På avskriften ska du skriva att du intygar att avskriften stämmer överens med originalet och skriva under för hand med din namnteckning på avskriften, till exempel: ”Jag intygar att denna avskrift stämmer med originalet.
  3. Skicka den bestyrkta avskriften till oss med post.

Bestyrkt utdrag

För vissa handlingar räcker det med att du skickar in delar av ett dokument, ett så kallat utdrag. Det måste alltid framgå vad det är för dokument, och de delar som behövs för vår granskning måste alltid vara med. Kontakta oss och fråga vilka delar av dokumentet vi behöver om du är osäker.

Exempel på handlingar som kan vara utdrag:

  • stämmoprotokoll
  • styrelseprotokoll.

Bestyrk ett utdrag så här

  1. Välj vilka delar du ska skicka in till oss. Maskera de delar du inte vill visa och kopiera handlingen. Du kan också skriva av delarna.
  2. Kontrollera att originalet och utdraget är likadana. Enklast är att du själv gör utdraget eller är med när det görs för att kontrollera att inget förändrats. Ett annat sätt är att jämföra utdraget med originalet.
  3. På utdraget ska du skriva att du intygar att utdraget stämmer överens med originalet och skriva under för hand med din namnteckning på utdraget, till exempel: ”Jag intygar att detta utdrag stämmer med originalet:”.
  4. Skicka det bestyrkta utdraget till oss med post.

Frågor och svar om att bestyrka handlingar

Vad innebär det att bestyrka en handling?

Du som bestyrker lovar att handlingen är exakt som originalet och att inget har förändrats när ni kopierade eller gjorde en avskrift av den. För att lova det måste du ha tittat på både originalet och kopian eller avskriften.

Om du medvetet bestyrker en handling som skiljer sig från originalet kan du göra dig skyldig till brottet osant intygande, som kan ge böter eller fängelse. Var därför alltid noga med att jämföra originalet och kopian eller avskriften med varandra. Det bästa är att vara med vid kopieringstillfället eller när avskriften görs.

Vem kan bestyrka?

En person som har fyllt 18 år och har så kallad rättshandlingsförmåga kan bestyrka en handling med sin namnteckning. Det behöver alltså inte vara en styrelsemedlem eller någon annan i företaget.

För att bestyrka id-handlingar gäller fler regler. Läs mer om att bestyrka id-handlingar.

Hur många personer ska bestyrka handlingen?

Det räcker att en person bestyrker handlingen med sitt namn när du ska skicka in bestyrkta handlingar till Bolagsverket.

För att bestyrka id-handlingar gäller fler regler. Läs mer om att bestyrka id-handlingar.

Andra myndigheter kan däremot vilja ha flera namn och ibland kontaktuppgifter och personnummer till de som skriver under. Kolla med den som vill ha kopiorna.

Kan en redan bestyrkt handling kopieras och bestyrkas en gång till?

Nej, vi godtar inte att du kopierar en redan bestyrkt kopia och gör ett nytt bestyrkande vid det gamla.

Är bestyrka och vidimera samma sak?

Ja, det är samma sak.

Hur kan en bestyrkning se ut?

Exempel:   Jag intygar att denna kopia överensstämmer med originalet.  Namnteckning

Ska jag skriva bestyrkandet på första sidan?

Skriver du ditt namn på första sidan visar det oss att du visste vilket dokument du skrev under. Vi ställer inga krav på vilken sida i ett dokument som du ska skriva bestyrkandet på. Men det kan vara bra att bestyrka alla sidor i dokumentet och särskilt om det finns en sida där någon skrivit under originalet. Många sidor inuti olika sorters dokument påminner om varandra och någon kan ha tagit en bestyrkt sida från ett dokument och lagt i ett annat.

Tänk på att om du skriver ditt namn för bestyrkandet på ett separat papper kan någon annan använda ditt namn till en förfalskad kopia som du inte har granskat.