Ytterligare regler om bolags- och föreningsstämmor – digitala stämmor
Riksdagen har tidigare beslutat om en tillfällig lag som underlättar att hålla bolags- och föreningsstämmor i tider av hög smittspridning av covid-19. Den lagen trädde i kraft den 15 april 2020 och upphör den 31 december 2020. Riksdagen har nu beslutat om ytterligare åtgärder för att underlätta för företag och föreningar att hålla stämma utan risk för smittspridning av det nya coronaviruset. Beslutet innebär att stämma även ska kunna hållas antingen genom elektronisk uppkoppling i kombination med poströstning eller genom att aktieägarna eller medlemmarna enbart deltar genom poströstning. De nya reglerna träder i kraft den 18 maj 2020.
De nya reglerna
En bolags- eller föreningsstämma kan hållas antingen genom elektronisk uppkoppling i kombination med poströstning eller genom att aktieägarna eller medlemmarna enbart deltar genom poströstning, utan fysisk närvaro vid stämman. Lagstiftaren anser att det finns starka skäl att begränsa den fysiska närvaron vid bolags- och föreningsstämmor i så stor utsträckning som möjligt.
Med elektronisk uppkoppling avser lagstiftaren alla former för behandling och överföring av data via ledningar, optisk teknik, radiovågor eller annan elektromagnetisk teknik. Exempelvis kan en webbtjänst som är framtagen för digitala möten användas. Stämman kan också genomföras som ett telefonmöte.
De nya reglerna gäller från och med den 18 maj 2020 och upphör den 31 december 2020.
Här kan du läsa mer i detalj hur dessa stämmor får ske för respektive företags- och föreningsform.
- Aktiebolag, bankaktiebolag, kreditmarknadsbolag och försäkringsaktiebolag
- Ekonomiska föreningar, bostadsrättsföreningar, kooperativa hyresrättsföreningar och kreditmarknadsföreningar
- Sparbanker
- Ömsesidiga försäkringsbolag
- Försäkringsföreningar
- Tjänstepensionsföreningar
- De nya reglerna
- Kontakta advokat eller konsultföretag
Aktiebolag, bankaktiebolag, kreditmarknadsbolag och försäkringsaktiebolag
Bolagsstämma genom elektronisk uppkoppling (i kombination med poströstning)
Styrelsen kan inför en viss bolagsstämma besluta att stämman ska hållas genom elektronisk uppkoppling med aktieägarna, i stället för att hållas på en viss fysisk ort. Styrelsen får besluta om en sådan bolagsstämma även om det inte följer av bolagsordningen.
Aktieägarna har rätt till poströstning
Om styrelsen beslutar att hålla en bolagsstämma med elektronisk uppkoppling ska aktieägarna kunna utöva sin rösträtt genom poströstning, även om det inte är möjligt enligt bolagsordningen. Men om poströstning ska kunna ske inför en bolagsstämma med elektronisk uppkoppling måste det framgå av kallelsen till stämman.
(Poströstning inför en bolagsstämma med elektronisk uppkoppling kan bortses från om samtliga aktieägare samtycker till det).
Tryggt genomförande
Det är upp till bolagsstämman och ordföranden på stämman att avgöra om en stämma genom elektronisk uppkoppling kan genomföras på ett betryggande sätt, exempelvis om identifiering av aktieägare och ombud kan ske säkert och om den tekniska lösningen och omröstningsförfarandet är pålitligt.
Utomstående
Styrelsen – inte endast bolagsstämman – får också besluta att utomstående, som inte är aktieägare, får följa förhandlingarna vid en stämma genom elektronisk uppkoppling.
Bolagsstämma med enbart poströstning
Trots vad som sägs i aktiebolagslagen (2005:551) och även om det inte framgår av bolagsordningen, får styrelsen i ett aktiebolag inför en viss bolagsstämma besluta att bolagsstämman ska hållas med enbart poströstning. Det innebär att aktieägarna inte alls ska ha rätt att närvara vid stämman personligen eller genom ombud samt att utomstående inte ska ha rätt att närvara. Styrelsens beslut måste i så fall avse samtliga aktieägare (det är inte tillåtet att förbjuda vissa aktieägare från att delta i en stämmolokal och andra inte).
Ja eller Nej
När en bolagsstämma hålls med enbart poströstning ska det framgå av kallelsen till stämman hur aktieägarna ska gå till väga för att poströsta. I kallelsen ska det också bifogas ett formulär för poströstning som ska innehålla svarsalternativen Ja och Nej.
Minoritetsärenden
Om en bolagsstämma hålls med enbart poströstning så måste vissa s.k. minoritetsärenden ha tagits upp i kallelsen för att få behandlas på en sådan stämma, trots att det enligt aktiebolagslagen i vissa fall är möjligt att ta upp de ärendena utan att det anges i kallelsen.
Ärenden som måste ha tagits upp i kallelsen för att få behandlas är
- förslag om att utse s.k. minoritetsrevisor enligt 9 kap. 9 eller 9 a §§ aktiebolagslagen (2005:551),
- förslag om att utse auktoriserad revisor på begäran av en aktieägarminoritet enligt 9 kap. 16 § aktiebolagslagen (2005:551),
- förslag om särskild granskning enligt 10 kap. 21 § aktiebolagslagen (2005:551), och
- vinstutdelning på begäran av en aktieägarminoritet enligt 18 kap. 11 § aktiebolagslagen (2005:551).
Fortsatt bolagsstämma
Om en bolagsstämma hålls med enbart poströstning ska aktieägarna, i det formulär för poströstning som tillhandahålls inför stämman, ha möjlighet att begära att beslut i något eller några av de ärenden som tagits upp i dagordningen ska anstå till en senare så kallad fortsatt bolagsstämma. En sådan fortsatt stämma får i så fall inte hållas med enbart poströstning.
Stämmoprotokoll
Det ska anges i bolagsstämmoprotokollet om bolagsstämman hållits med enbart poströstning, det vill säga utan fysisk närvaro av aktieägare, ombud och utomstående.
Bolaget ska också redovisa följande i stämmoprotokollet för en stämma som hållits med enbart poströstning:
- antalet röster för och emot förslaget till beslut,
- antalet röster som aktieägare som upptagits i röstlängden har avstått från att avge,
- antalet aktier det avgetts röster för, och
- den andel av aktiekapitalet som dessa röster representerar.
Ekonomiska föreningar, bostadsrättsföreningar, kooperativa hyresrättsföreningar och kreditmarknadsföreningar
Föreningsstämma genom elektronisk uppkoppling (i kombination med poströstning)
Styrelsen kan inför en viss föreningsstämma besluta att stämman ska hållas genom elektronisk uppkoppling med medlemmarna, i stället för att hållas på en viss fysisk ort. Styrelsen får besluta att en sådan föreningsstämma ska hållas även om det inte följer av stadgarna.
Medlemmarna har rätt till poströstning
Om styrelsen beslutar att hålla en föreningsstämma med elektronisk uppkoppling ska medlemmarna kunna utöva sin rösträtt genom poströstning, även om det inte är möjligt enligt stadgarna. Men om poströstning ska kunna ske inför en föreningsstämma med elektronisk uppkoppling måste det framgå av kallelsen till stämman.
(Poströstning inför en föreningsstämma med elektronisk uppkoppling kan bortses från om samtliga medlemmar samtycker till det).
Ovanstående gäller även i fråga om fullmäktigemöten och fullmäktige.
Tryggt genomförande
Det är upp till föreningsstämman och ordföranden på stämman att avgöra om en stämma genom elektronisk uppkoppling kan genomföras på ett betryggande sätt, exempelvis om identifiering av medlemmar och ombud kan ske säkert och om den tekniska lösningen och omröstningsförfarandet är pålitligt.
Utomstående
Styrelsen – inte endast föreningsstämman – får också besluta att utomstående, som inte är medlemmar, får följa förhandlingarna vid en stämma genom elektronisk uppkoppling.
Föreningsstämma med enbart poströstning
Trots vad som sägs i lagen (2018:672) om ekonomiska föreningar och även om det inte framgår av stadgarna, får styrelsen i en förening inför en viss föreningsstämma besluta att föreningsstämman ska hållas med enbart poströstning. Det innebär att medlemmarna inte alls ska ha rätt att närvara vid stämman personligen eller genom ombud och att utomstående inte ska ha rätt att närvara. Styrelsens beslut måste i så fall avse samtliga medlemmar (Det är inte tillåtet att förbjuda vissa medlemmar från att delta i en stämmolokal och andra inte).
Ja eller Nej
När en föreningsstämma hålls med enbart poströstning ska det framgå av kallelsen till stämman hur medlemmarna ska gå till väga för att poströsta. I kallelsen ska det också bifogas ett formulär för poströstning som ska innehålla svarsalternativen Ja och Nej.
Minoritetsärenden
Om en föreningsstämma hålls med enbart poströstning så måste vissa s.k. minoritetsärenden ha tagits upp i kallelsen för att få behandlas på en sådan stämma, trots att det enligt lagen om ekonomiska föreningar i vissa fall är möjligt att ta upp de ärendena utan att det anges i kallelsen.
Ärenden som måste ha tagits upp i kallelsen för att få behandlas är
- förslag om att utse s.k. medrevisor (8 kap. 9 § lagen (2018:672) om ekonomiska föreningar),
- förslag om att utse auktoriserad eller godkänd revisor (8 kap. 16 § lagen (2018:672) om ekonomiska föreningar), och
- förslag om särskild granskning (9 kap. 1 § lagen (2018:672) om ekonomiska föreningar).
Fortsatt föreningsstämma
Om en föreningsstämma hålls med enbart poströstning ska medlemmarna, i det formulär för poströstning som tillhandahålls inför stämman, ha möjlighet att begära att beslut i något eller några av de ärenden som tagits upp i dagordningen ska anstå till en senare så kallad fortsatt föreningsstämma. En sådan fortsatt stämma får i så fall inte hållas med enbart poströstning.
Stämmoprotokoll
Det ska anges i föreningsstämmoprotokollet om föreningsstämman hållits med enbart poströstning, det vill säga utan fysisk närvaro av medlemmar, ombud och utomstående.
Bolaget ska också redovisa följande i föreningsstämmoprotokollet för en stämma som hållits med enbart poströstning:
- antalet röster för och emot förslaget till beslut, och
- antalet röster som medlemmar som upptagits i röstlängden har avstått från att avge.
Fullmäktige
Det som sägs ovan gäller även i fråga om fullmäktige och fullmäktigemöten.
Sparbanker
Sparbanksstämma genom elektronisk uppkoppling (i kombination med poströstning)
Styrelsen kan inför en viss sparbanksstämma besluta att stämman ska hållas genom elektronisk uppkoppling med huvudmännen, i stället för att hållas inom verksamhetsområdet. Styrelsen får besluta att en sådan sparbanksstämma ska hållas även om det inte följer av reglementet.
Huvudmännen har rätt till poströstning
Om styrelsen beslutar att hålla en sparbanksstämma med elektronisk uppkoppling ska huvudmännen kunna utöva sin rösträtt genom poströstning, även om det inte är möjligt enligt reglementet. Men om poströstning ska kunna ske inför en sparbanksstämma med elektronisk uppkoppling måste det framgå av kallelsen till stämman.
(Poströstning inför en sparbanksstämma med elektronisk uppkoppling kan bortses från om samtliga huvudmän samtycker till det).
Ovanstående gäller även i fråga om fullmäktigemöten och fullmäktige.
Tryggt genomförande
Det är upp till sparbanksstämman och ordföranden på stämman att avgöra om en stämma genom elektronisk uppkoppling kan genomföras på ett betryggande sätt, exempelvis om identifiering av huvudmän kan ske säkert och om den tekniska lösningen och omröstningsförfarandet är pålitligt.
Utomstående
Styrelsen – inte endast sparbanksstämman – får också besluta att utomstående, som inte är huvudman, får följa förhandlingarna vid en stämma genom elektronisk uppkoppling.
Ömsesidiga försäkringsbolag
Bolagsstämma genom elektronisk uppkoppling (i kombination med poströstning)
Styrelsen kan inför en viss bolagsstämma besluta att stämman ska hållas genom elektronisk uppkoppling med delägare, i stället för att hållas på en viss fysisk ort. Styrelsen får besluta att en sådan bolagsstämma ska hållas även om det inte följer av bolagsordningen.
Delägarna har rätt till poströstning
Om styrelsen beslutar att hålla en bolagsstämma med elektronisk uppkoppling ska delägarna kunna utöva sin rösträtt genom poströstning, även om det inte är möjligt enligt bolagsordningen. Men om poströstning ska kunna ske inför en bolagsstämma med elektronisk uppkoppling måste det framgå av kallelsen till stämman.
(Poströstning inför en bolagsstämma med elektronisk uppkoppling kan bortses från om samtliga delägare samtycker till det).
Tryggt genomförande
Det är upp till bolagsstämman och ordföranden på stämman att avgöra om en stämma genom elektronisk uppkoppling kan genomföras på ett betryggande sätt, exempelvis om identifiering av delägare kan ske säkert och om den tekniska lösningen och omröstningsförfarandet är pålitligt.
Utomstående
Styrelsen – inte endast bolagsstämman – får också besluta att utomstående, som inte är delägare, får följa förhandlingarna vid en stämma genom elektronisk uppkoppling.
Bolagsstämma med enbart poströstning
Trots vad som sägs i försäkringsrörelselagen (2010:2043) och även om det inte framgår av bolagsordningen, får styrelsen i ett ömsesidigt försäkringsbolag inför en viss bolagsstämma besluta att bolagsstämman ska hållas med enbart poströstning. Det innebär att delägarna inte alls ska ha rätt att närvara vid stämman personligen eller genom ombud och att utomstående inte ska ha rätt att närvara. Styrelsens beslut måste i så fall avse samtliga delägare (Det är inte tillåtet att förbjuda vissa delägare från att delta i en stämmolokal och andra inte).
Ja eller Nej
När en bolagsstämma hålls med enbart poströstning ska det framgå av kallelsen till stämman hur delägarna ska gå till väga för att poströsta. I kallelsen ska det också bifogas ett formulär för poströstning som ska innehålla svarsalternativen Ja och Nej.
Fortsatt bolagsstämma
Om en bolagsstämma hålls med enbart poströstning ska delägarna, i det formulär för poströstning som tillhandahålls inför stämman, ha möjlighet att begära att beslut i något eller några av de ärenden som tagits upp i dagordningen ska anstå till en senare så kallad fortsatt bolagsstämma. En sådan fortsatt stämma får i så fall inte hållas med enbart poströstning.
Stämmoprotokoll
Det ska anges i bolagsstämmoprotokollet om bolagsstämman hållits med enbart poströstning, det vill säga utan fysisk närvaro av delägare, ombud och utomstående.
Bolaget ska också redovisa följande i bolagsstämmoprotokollet för en stämma som hållits med enbart poströstning:
- antalet röster för och emot förslaget till beslut, och
- antalet röster som delägare som upptagits i röstlängden har avstått från att avge.
Fullmäktige
Det som sägs ovan gäller även i fråga om fullmäktige och fullmäktigemöten i ett ömsesidigt försäkringsbolag.
Försäkringsföreningar
Föreningsstämma genom elektronisk uppkoppling (i kombination med poströstning)
Styrelsen kan inför en viss föreningsstämma besluta att stämman ska hållas genom elektronisk uppkoppling med medlemmarna. Styrelsen får besluta att en sådan föreningsstämma ska hållas även om det inte följer av stadgarna.
Medlemmarna har rätt till poströstning
Om styrelsen beslutar att hålla en föreningsstämma med elektronisk uppkoppling ska medlemmarna kunna utöva sin rösträtt genom poströstning, även om det inte är möjligt enligt stadgarna. Men om poströstning ska kunna ske inför en föreningsstämma med elektronisk uppkoppling måste det framgå av kallelsen till stämman.
(Poströstning inför en föreningsstämma med elektronisk uppkoppling kan bortses från om samtliga medlemmar samtycker till det).
Ovanstående gäller även i fråga om fullmäktigemöten och fullmäktige.
Tryggt genomförande
Det är upp till föreningsstämman och ordföranden på stämman att avgöra om en stämma genom elektronisk uppkoppling kan genomföras på ett betryggande sätt, exempelvis om identifiering av medlemmar kan ske säkert och om den tekniska lösningen och omröstningsförfarandet är pålitligt.
Utomstående
Styrelsen – inte endast föreningsstämman – får också besluta att utomstående, som inte är medlemmar, får följa förhandlingarna vid en stämma genom elektronisk uppkoppling.
Föreningsstämma med enbart poströstning
Trots vad som sägs i försäkringsrörelselagen (2010:2043) och även om det inte framgår av stadgarna, får styrelsen i en försäkringsförening inför en viss föreningsstämma besluta att föreningsstämman ska hållas med enbart poströstning. Det innebär att medlemmarna inte alls ska ha rätt att närvara vid stämman personligen eller genom ombud och att utomstående inte ska ha rätt att närvara. Styrelsens beslut måste i så fall avse samtliga medlemmar (Det är inte tillåtet att förbjuda vissa medlemmar från att delta i en stämmolokal och andra inte).
Ja eller Nej
När en föreningsstämma hålls med enbart poströstning ska det framgå av kallelsen till stämman hur medlemmarna ska gå till väga för att poströsta. I kallelsen ska det också bifogas ett formulär för poströstning som ska innehålla svarsalternativen Ja och Nej.
Fortsatt föreningsstämma
Om en föreningsstämma hålls med enbart poströstning ska medlemmarna, i det formulär för poströstning som tillhandahålls inför stämman, ha möjlighet att begära att beslut i något eller några av de ärenden som tagits upp i dagordningen ska anstå till en senare så kallad fortsatt föreningsstämma. En sådan fortsatt stämma får i så fall inte hållas med enbart poströstning.
Stämmoprotokoll
Det ska anges i föreningsstämmoprotokollet om föreningsstämman hållits med enbart poströstning, det vill säga utan fysisk närvaro av medlemmar, ombud och utomstående.
Bolaget ska också redovisa följande i föreningsstämmoprotokollet för en stämma som hållits med enbart poströstning:
- antalet röster för och emot förslaget till beslut, och
- antalet röster som medlemmar som upptagits i röstlängden har avstått från att avge.
Fullmäktige
Det som sägs ovan gäller även i fråga om fullmäktige och fullmäktigemöten i en försäkringsförening.
Tjänstepensionsföreningar
Föreningsstämma genom elektronisk uppkoppling (i kombination med poströstning)
Styrelsen kan inför en viss föreningsstämma besluta att stämman ska hållas genom elektronisk uppkoppling med medlemmarna. Styrelsen får besluta att en sådan föreningsstämma ska hållas även om det inte följer av stadgarna.
Medlemmarna har rätt till poströstning
Om styrelsen beslutar att hålla en föreningsstämma med elektronisk uppkoppling ska medlemmarna kunna utöva sin rösträtt genom poströstning, även om det inte är möjligt enligt stadgarna. Men om poströstning ska kunna ske inför en föreningsstämma med elektronisk uppkoppling måste det framgå av kallelsen till stämman.
(Poströstning inför en föreningsstämma med elektronisk uppkoppling kan bortses från om samtliga medlemmar samtycker till det).
Ovanstående gäller även i fråga om fullmäktigemöten och fullmäktige.
Tryggt genomförande
Det är upp till föreningsstämman och ordföranden på stämman att avgöra om en stämma genom elektronisk uppkoppling kan genomföras på ett betryggande sätt, exempelvis om identifiering av medlemmar kan ske säkert och om den tekniska lösningen och omröstningsförfarandet är pålitligt.
Utomstående
Styrelsen – inte endast föreningsstämman – får också besluta att utomstående, som inte är medlemmar, får följa förhandlingarna vid en stämma genom elektronisk uppkoppling.
Föreningsstämma med enbart poströstning
Trots vad som sägs i lagen (2019:742) om tjänstepensionsföretag och även om det inte framgår av stadgarna, får styrelsen i en tjänstepensionsförening inför en viss föreningsstämma besluta att föreningsstämman ska hållas med enbart poströstning. Det innebär att medlemmarna inte alls ska ha rätt att närvara vid stämman personligen eller genom ombud och att utomstående inte ska ha rätt att närvara. Styrelsens beslut måste i så fall avse samtliga medlemmar (Det är inte tillåtet att förbjuda vissa medlemmar från att delta i en stämmolokal och andra inte).
Ja eller Nej
När en föreningsstämma hålls med enbart poströstning ska det framgå av kallelsen till stämman hur medlemmarna ska gå till väga för att poströsta. I kallelsen ska det också bifogas ett formulär för poströstning som ska innehålla svarsalternativen Ja och Nej.
Fortsatt föreningsstämma
Om en föreningsstämma hålls med enbart poströstning ska medlemmarna, i det formulär för poströstning som tillhandahålls inför stämman, ha möjlighet att begära att beslut i något eller några av de ärenden som tagits upp i dagordningen ska anstå till en senare så kallad fortsatt föreningsstämma. En sådan fortsatt stämma får i så fall inte hållas med enbart poströstning.
Stämmoprotokoll
Det ska anges i föreningsstämmoprotokollet om föreningsstämman hållits med enbart poströstning, det vill säga utan fysisk närvaro av medlemmar, ombud och utomstående.
Bolaget ska också redovisa följande i föreningsstämmoprotokollet för en stämma som hållits med enbart poströstning:
- antalet röster för och emot förslaget till beslut, och
- antalet röster som medlemmar som upptagits i röstlängden har avstått från att avge.
Fullmäktige
Det som sägs ovan gäller även i fråga om fullmäktige och fullmäktigemöten.
De nya reglerna
Kontakta advokat eller konsultföretag
Det finns advokatbyråer och andra konsultföretag som kan erbjuda olika former av råd och stöd. Både inför, och själva genomförandet av, bolagsstämmor och föreningsstämmor. Både i traditionell form och med de anpassningar som den nya lagen möjliggör.