Vanliga frågor om att lämna in årsredovisningen digitalt

När vi fick uppdraget av regeringen att utveckla e-tjänsten, ingick det att skapa en lösning där företag samtidigt skulle kunna utveckla programvara. På det sättet har vi bland annat bidragit till att skapa utrymme för ökad innovation, konkurrenskraft och ekonomisk tillväxt bland företag. Vi skapar förutsättningar och marknaden tillhandahåller funktionalitet.

För att du lättare ska hitta programvara och leverantörer, har vi en lista här på bolagsverket.se.

Programvara och leverantörer – Lämna in årsredovisningen digitalt

Du kan inte skicka in en pdf eftersom e-tjänsten använder formatet iXBRL.

Det formatet använder vi därför att i uppdraget som vi fick av regeringen stod det att e-tjänsten ska baseras på den öppna, licensfria och globala standarden XBRL. Vi har därför beslutat att använda iXBRL som format för överföring och visualisering av informationen i årsredovisningen. Formatet innehåller taggad information som är maskinellt tolkningsbar. Det ger många fördelar, bland annat ökad möjlighet till vidare användning och förädling av informationen i årsredovisningen.

Vill du veta mer om XBRL? Se film från XBRL-föreningen i USA som bland annat förklarar varför den globala standarden XBRL är det format som många länder satsar på inför framtiden. 

På taxonomier.se finns exempel på digitalt inlämnad årsredovisning med eller utan revisionsberättelse och fastställelseintyg, baserade på de svenska taxonomierna.

Vissa programvaruleverantörer har låsta fält i sina bokslutsprogram. Du kan kolla detta med din programvaruleverantör. Bolagsverket vill ha en avskrift. Det betyder att det räcker att innehållet är detsamma, det behöver inte se likadant ut.

För att Bolagsverket ska kunna godkänna handlingar som har skrivits under elektroniskt men skickas in med post måste underskrifterna vara så kallade avancerade elektroniska underskrifter. Definitionen av detta finns i EU:s förordning om elektronisk identifiering (eIDAS).

Det finns olika leverantörer på marknaden som erbjuder olika typer av elektroniska underskrifter. Det som är viktigt är att du använder en avancerad elektronisk underskrift. Beroende på hur din dokumentation av de elektroniska underskrifterna ser ut, kan Bolagsverket i vissa fall behöva fler uppgifter innan de kan registrera årsredovisningen.

Det är samma krav. En årsredovisning inskickad som en XBRL-fil är en avskrift av originalet. Fastställelseintyget däremot ska undertecknas i original – digitalt via Bolagsverkets e-tjänst. Samma krav gäller när årsredovisningen skickas in på papper. Även då ska fastställelseintyget vara i original. Bolagsverket godtar avskrifter även av pappersårsredovisningar. Den som skriver under fastställelseintyget på papper intygar på samma sätt som i en digital handling att avskriften (inklusive styrelsens underskrifter) stämmer överens med originalet.

Kontrollen av namn görs mot de namn som finns i Bolagsverkets register. De flesta programvaror hämtar uppgifter från Bolagsverkets system (exempelvis namn) och uppgifterna fylls i automatiskt av programvaran. Det gör att du automatiskt får korrekta namn ifyllda från Bolagsverkets register.

För att redovisningskonsulter ska kunna företräda företagaren hela vägen, det vill säga även skriva under fastställelseintyget, krävs en ändring i årsredovisningslagen. Lagändringar tar tid, men Bolagsverket arbetar tillsammans med andra myndigheter för att ta fram en så kallad ”nationell behörighetslösning” med syfte att ge behörighet till personer att företräda andra i exempelvis ärenden hos olika myndigheter. Detta arbete är i sin första fas och Bolagsverket kan idag inte säga när det blir klart.

Ja, det är möjligt, men företagaren får ett föreläggande om att revisionsberättelsen saknas. Möjligheten finns för de företagare som är ute i sista minuten, för att slippa förseningsavgift.

Här kan du se om din programvara stödjer digital inlämning av årsredovisning. Det spelar ingen roll hur årsredovisningen ser ut, bara innehållet är samma som i originalet. Det beror på att det är en avskrift som du skickar till Bolagsverket.

Företrädaren för företaget som ska skriva under fastställelseintyget har 21 dagar på sig. Det går ut 2 mejl med en påminnelse till företagaren att skriva under. En påminnelse kommer efter 3 dagar och den andra påminnelsen efter 18 dagar. Efter 21 dagar tas årsredovisningen automatiskt bort och du får ladda upp årsredovisningen på nytt.

Ja, men det är inget som Bolagsverket rekommenderar. Då går det inte att följa årsredovisningen i den "digitala gången". Det krävs även att det finns en digital revisorspåteckning (avskrift) på den digitala årsredovisningen. Man kan alltså inte göra något manuellt tillägg eller underskrift i den digitala årsredovisningen. Årsredovisningen kan heller inte registreras maskinellt, vilket är en nackdel för företagaren som ofta vill få sin årsredovisning registrerad direkt.

Bolagsverket vill ha en avskrift av den årsredovisning och revisionsberättelse som stämman har fastställt. Styrelsen ska ha skrivit under årsredovisningen som lagts fram på stämman och problemet ska då inte kunna uppstå. Däremot kan du ladda upp årsredovisningen samma dag som stämman har hållits och då får du inte problemet som beskrivs ovan.

Dagen för fastställelse är dagen för när årsstämman hölls – det datumet väljer du själv och det ändras inte vid uppladdning av filen.

Just nu går det inte att skicka in årsredovisningen digitalt för ett företag som är i likvidation. På sikt kommer det att gå, men Bolagsverket kan inte säga exakt när den funktionen blir klar.